Communication

Relation presse : les bonnes pratiques pour contacter journaliste, dossier de presse...

Une des actions de communication classiques que tu peux mener pour faire connaitre ton entreprise (découvre les 10 actions de visibilité pour faire connaitre ta marque), c’est bien sûr d'activer la relation presse et ses multiples étapes : contacter un journaliste, dossier de presse sont de vraies compétences à maîtriser. L’objectif est de faire apparaître ta marque dans les médias que consultent tes clients.

Dans cette vidéo je te présente les bonnes pratiques de relation presse à connaitre pour augmenter tes chances d’apparaître dans les médias. Comment identifier les bons médias, créer un dossier de presse, trouver et contacter des journalistes ?

C’est parti !

Etape 1 : Identifier les bons médias

Première étape, il faut que tu sélectionnes les médias que consultent tes clients et futurs clients. Les relations presse demandent du temps et de l’énergie, donc va à l’essentiel et évite de perdre du temps sur des médias qui ne sont pas alignés avec tes utilisateurs.

Le mot "média" englobe un ensemble de formats différents comme :

- les magazines (hebdos, mensuel, trimestriels...)

- les journaux

- les blogs

- les sites internet d’information

- les émissions télé

- les émissions radio

- les podcasts

1 - sélectionner les bons formats

Tes clients ont des habitudes média bien particulières. Les personnes qui lisent des blogs ou écoutent des podcasts ne sont pas forcément friandes d’émissions télé ou de magazine papier. Souvent, c’est l’âge de ta clientèle et sa connaissance des nouvelles technologies qui va déterminer le type de média qu’elle consulte.

Les générations plus âgées vont plutôt regarder la télévision et lire des magazines ou écouter la radio, alors que les générations plus jeunes seront plutôt adeptes de podcasts et à l’aise avec la recherche d’informations sur internet les menant à des blogs ou des sites internet spécialisés. Mais attention bien sûr à ne pas faire de généralités, à toi de bien connaître les habitudes médias de ta clientèle.

2- choisir les médias

Souvent, on connait déjà d’instinct les médias consultés par ses clients parce qu’on en est soi-même consommateur. Tu peux donc déjà commencer par faire la liste des médias que tu connais déjà dans ton secteur.

Pour aller plus loin, il est aussi conseillé de tout simplement discuter avec tes clients pour connaitre leurs habitudes média et découvrir des noms de médias que tu ne connaîtrais pas forcément.

En complément, tu peux aussi mener quelques recherches sur google et google actualités avec les mots-clés liés à ta cible, comme par exemple “blog sur la céramique”, “podcast fabriqué en France”

Ma recommandation, c’est de lister les médias que tu trouves au fur et à mesure dans un grand fichier excel que tu pourras toujours compléter et utiliser plus tard, en indiquant le nom du média, l’url, le format et quelques mots de description sur ses particularités.

Etape 2 : Identifier comment contacter le journaliste dans le média

Pour réussir à apparaître dans le média, il faut que les personnes qui sélectionnent le contenu publié dans ce média te découvre. La deuxième étape consiste donc à effectuer un travail de recherche plus approfondi pour identifier un point de contact dans le média. La recherche de contact est au coeur de la relation presse.

1 - email généraliste de contact

Cela peut être par exemple un email de contact journaliste général mis à disposition dans la page à propos ou dans le magazine. C’est souvent une des premières portes d’entrée. L’avantage c’est que tu suis la méthode proposée par le média, qui a ensuite souvent un système de tri pour voir si ton sujet est intéressant.

Mais le fait que ce soit impersonnel fait qu’il y a de grandes chances que ton email passe à la trappe et ne tombe pas devant les yeux de la bonne personne.

2 - contact précis d'un journaliste

L’idéal est alors de trouver le contact du journaliste qui travaille spécifiquement dans le média, et qui surtout écrit des contenus sur tes thématiques.

Pour trouver ce contact, une bonne méthode consiste à regarder dans le média les articles qui sont proches de tes sujets et de voir le nom des journalistes.

Ensuite, tu fais une recherche sur Linkedin ou Twitter pour retrouver le nom du journaliste et tu l’ajoutes en contact, sans nécessairement faire de petit mot. Tu pourras ensuite entrer en contact pour lui proposer ton sujet.

3 - échange de contacts entre entrepreneurs

Une autre technique consiste à repérer des créateurs qui ont déjà été publié dans le média que tu vises, et à les contacter eux pour qu’ils te passent un coup de pouce en te donnant le nom du journaliste, ou même en te mettant en relation. Tu peux faire des échanges de bon procédé avec ton réseau de cette façon.

Cette étape est longue et fastidieuse, et il est difficile de réellement entrer en contact facilement avec les journalistes car ils sont souvent submergés de demandes et multi-sujets, mais une fois que tu as poussé la porte, tu as de plus grandes chances que si tu n’avais rien fait.

4 - agence de relation presse

Une autre méthode consiste bien sûr à engager une agence de relation presse dont c’est le métier et qui va faire tout ce travail fastidieux à ta place. L’agence a réunit au fur et à mesure des années des listes entières de contacts privilégiés avec les journalistes, les connait bien et va donc aller beaucoup plus vite dans la prise de contact.

Etape 3 : Le choix du sujet

Le coeur de la relation presse est le contenu que tu proposes au journaliste. Il faut bien cerner la ligne éditoriale du média pour proposer un sujet qui ait toutes les chances d’intéresser.

Un point essentiel à garder en tête, c’est d’abord le fait que les journalistes ne sont pas des publicitaires. Ils ne sont pas là pour mettre en avant tes produits, mais seulement pour partager une actualité qui intéresse leurs lecteurs.

C’est donc bien un sujet d’actualité ou d’inspiration que tu proposes au journaliste, et non un placement de produit (à la différence de si tu contactais un influenceur). Il faut donc que tu orientes ton message vers une actualité particulière.

Les sujets d’actualité peuvent être :

  • saisonniers, on les appelle les “marronniers” : tu as peut-être un produit ou une création lié aux fêtes de Noël, à Pâques, à la fête de pères, aux résolutions de début d’année...
  • de tendances sociétales : féminisme, minorités racisées, circuit-court, économie circulaire, innovation technologique. Si ton produit correspond aux grandes problématiques du moment, tu auras plus de chances d’être mis en avant
  • événementiel : si tu as un produit lié à un événement sportif ou culturel par exemple (jeux olympiques, coupe du monde, ville du design, festival d’art contemporain)
  • thématique du média : bien sûr, veille à ce que ton produit soit en lien avec la thématique du média. Si tu présentes un sujet à Système D, il faut qu’il soit lié au bricolage par exemple.

Ton objectif est d’arriver à rattacher les actualités de ton entreprise avec ces types de sujets, pour que les journalistes puissent identifier ton sujet comme un bon exemple d’actualité à traiter.

Etape 4 : Anticiper les délais en relation presse

Prochaine étape : il faut que tu comprennes bien les délais propres au média. Voici quelques points de repère :

  • magazine papier mensuel : les sujets sont écrits 3 mois à l’avance. Par exemple, si tu veux apparaître dans le numéro de décembre pour Noël, il faut que tu parles au journaliste en septembre. Il faut donc que tu contactes le journaliste bien en avance.
  • site internet d’information : les délais sont beaucoup plus courts. Il faut compter généralement 2 semaines maximum entre l’écriture et la publication de l’article.

Une bonne méthode consiste à consulter le kit publicitaire du média. C’est généralement un document PDF disponible sur le site internet du média qui présente les différentes offres de publicité pour les annonceurs. Ce document présente souvent un calendrier éditorial avec les thématiques qui seront abordées au cours de l’année.

Cela peut te permettre d’anticiper les délais et sujets en fonction du média que tu vises.

Etape 5 : Créer ton dossier de presse

La 5ème étape est celle de la création du dossier de presse. C’est bien sûr une étape essentielle.

Un dossier de presse, c’est quoi ?

Ce sont des textes accompagnés d’images qui présentent ton actualité et ton projet. Les journalistes consultent ton dossier de presse pour comprendre en un clin d’oeil ce que tu proposes et obtenir les informations précises qu’ils pourront utiliser pour l’écriture d’un article sur toi.

Concrètement, le dossier de presse se présente idéalement sous la forme d’un PDF facile à lire, et imagé. Le PDF est dans un dossier qui contient une sélection d’images jpeg en haute résolution (par exemple : produit en situation, produit simple, photo d’équipe, logo)

Dans l’idéal, ce dossier doit être facilement trouvable sur votre site internet : créer une page appelée “kit presse”, avec un lien en bas-de-page par exemple. Sur la page, mettez le lien vers un dossier Google Drive partagé qui contient votre dossier de presse avec les photos.

Le journaliste n’aura ainsi plus qu’à aller voir et piocher les informations dont il a besoin.

Le ton du dossier de presse

Le dossier de presse n’a pas besoin d’être long, l’idée est d’aller droit au but en apportant les informations concrètes, factuelles et essentielles qui vont aider le travail journalistique.

Les textes doivent être objectifs, pratiques et fonctionnels, sans fioriture. L’objectif est en fait de prémâcher le travail du journaliste pour qu’il puisse si besoin faire presque un copier-coller du texte pour son article.

Une erreur fréquente est d’écrire de nombreuses phrases qui donnent un avis subjectif sur les produits ou le projet. Par exemple : plutôt que de dire “Petits et grands s’arrachent ce produit formidable”. dites plutôt : “Ce produit s’adressent aux enfants à partir de 8 ans et aux adultes désireux de faire une expérience immersive hors du commun.”

Etape 6 : Proposer ton sujet au journaliste

La troisième étape consiste à proposer ton sujet au journaliste. Rappelle toi que les journalistes ont très peu de temps disponible, sont mal payés donc doivent écrire de nombreux articles chaque jour et ont une connaissance généraliste des sujets.

La prise de contact journaliste

Quand tu les contactes, essaye donc d’être très clair et de leur faire gagner un maximum de temps. Ton email doit être court et direct, sans fioriture, indique simplement ton actualité.

La relance

Généralement, tu n’obtiendras pas de réponse du journaliste. Il ne faut pas hésiter à le relancer 2 ou 3 fois en laissant plusieurs jours ou semaines d’intervalles pour ne pas le spammer. Ton premier email n’a sans doute pas été lu, il a peut-être été envoyé à un moment où le journaliste n’était pas concerné par le sujet.

Une technique consiste aussi à relancer le journaliste sur différents canaux. Après avoir envoyé un email, tu peux aussi par exemple lui envoyer un petit DM sur Instagram, ou un message sur Linkedin ou Twitter. Attention à ne pas être trop insistant. Le but n’est pas de te mettre à dos la personne et de l’envahir mais simplement de lui donner une opportunité de te rencontrer.

Si toujours pas de réponse après 4 relances, mets en pause ton contact. Et réessaye la prochaine fois.

Etape 7 : Récupérer les retombées presse

Après toute cette énergie, voici venu le temps de la récompense : c’est le moment où tu  les différentes retombées presse que tu as obtenu. Parfois, le ou la journaliste ne t’a pas prévenu qu’elle allait parler de ton projet, et il se peut que tu le découvres au hasard d’une recherche sur Google.

Une bonne pratique consiste à configurer une alerte google au nom de ton entreprise pour recevoir automatiquement un email lorsque quelqu’un parle de toi sur internet

Pour conclure, garde en tête que les relations presse sont un travail de longue haleine et que ce n’est pas avec un email envoyé une fois à un journaliste que ton projet va se retrouver sous le feu des projecteurs. Il faut multiplier les prises de compte et les expérimentations.

Te voici désormais équiper pour mettre en place ton plan d'action de relation presse, à toi de jouer !

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Mathilde Berchon
Mathilde Berchon
Fondatrice @futurfab